Confidentialité

Politiques et pratiques de gouvernance en matière de protection des renseignements personnels

« Politique de confidentialité »

La présente « Politique de confidentialité » encadre la manière dont le Groupe de Partage pour Hommes de la Montérégie (GPHM) entend recueillir, utiliser, conserver et détruire vos données personnelles. En nous fournissant des renseignements personnels (par exemple en complétant un formulaire d’adhésion, un formulaire de participation à des activités spéciales, un curriculum vitae ou encore en communiquant avec nous par courriel ) vous acceptez que ceux-ci soient traités conformément à ce qui est indiqué dans la présente « Politique de confidentialité » et vous autorisez le GPHM à traiter vos renseignements personnels aux fins énoncées ci-dessous. Cette politique est en conformité avec la Loi 25 qui vise à moderniser les règles protégeant les renseignements personnels au Québec.

Soyez assurés que vos informations personnelles ne seront jamais divulguées à qui que ce soit sans votre consentement écrit et qu’elles seront utilisées strictement dans le cadre de la présente politique.

La présente politique ne s’applique pas aux sites Web de tiers auxquels il est possible d’accéder en cliquant sur des liens qui se trouvent sur le site Web du GPHM. Le GPHM n’est nullement responsable à l’égard de tels sites Web de tiers. Si vous suivez un lien vers un site Web de tiers, celui-ci disposera de ses propres politiques sur la protection des renseignements personnels que vous devrez examiner avant de soumettre des renseignements personnels.

Qui sommes-nous et que faisons-nous ?

Le Groupe de Partage pour Hommes de la Montérégie (GPHM) est un organisme sans but lucratif, géré par des bénévoles et appuyé par un comité clinique composé de spécialistes en relation d’aide. Depuis plusieurs années, le GPHM aide des hommes de tous les horizons à avoir une meilleure compréhension de leurs émotions, à sentir moins de pression pour en arriver à être mieux dans leur peau, plus sereins et améliorer ainsi leur qualité de vie. Le GPHM offre des rencontres d’échanges et de partage ainsi que de discussions sur des thèmes choisis à raison d’une fois par semaine.

Quels renseignements personnels recueillons-nous ?

Pour les membres

Depuis le 9 novembre 2024, un nouveau « Formulaire d’adhésion » a été adopté par le Conseil d’Administration du GPHM. Ce formulaire simplifié réduit de manière significative le nombre des informations qui sont demandées.

Données collectées :

Nom et prénom.
Informations pour la communication : votre adresse, votre adresse courriel ainsi que votre numéro de cellulaire.
À des fins de sécurité : le nom d’une personne à rejoindre en cas d’urgence ainsi que son numéro de cellulaire.
À des fins de statistiques ou d’amélioration de nos services : votre date de naissance (information facultative) ainsi que votre occupation.

Lors d’un recrutement (employé/contractant, bénévole)

Des renseignements relatifs à un recrutement peuvent être demandés comme un curriculum vitae, des renseignements sur la scolarité, des antécédents professionnels ou judiciaires ou d’autres renseignements pertinents permettant d’évaluer si une personne répond aux exigences du poste pour lequel elle pourrait postuler au sein du GPHM.

Personne occupant un poste rémunéré (employé/contractant) ou bénévole

Les renseignements relatifs à l’occupation d’un poste rémunéré (employé/contractant) ou bénévole au sein du GPHM tels curriculum vitae, dossier personnel, contrat, documents relatifs à la rémunération et aux impôts sur le revenu, dossier d’informations ou autres renseignements pertinents au poste occupé.

Donateurs

Les informations reliées à l’émission des reçus aux fin de l’impôt sur le revenu : nom et adresse du donateur, le montant du don, la date de remise du reçu, etc.

Comment collectons-nous vos renseignements personnels ?

Nous collectons vos renseignements personnels auprès de vous-mêmes ou lors de nos interactions avec vous, comme suit :

Lorsque vous complétez votre fiche d’adhésion afin de devenir membre du GPHM ;
Lorsque vous participez à des activités spéciales organisées par le GPHM ;
Lors d’un recrutement ;
Lorsque vous occupez un emploi pour le GPHM ;
Lors de votre inscription comme bénévole pour notre organisme ;
Lorsque vous faites un don à notre organisme, quelle que soit la forme de votre don ;
Lors d’échanges par courrier, courriel ou téléphone.

Comment utilisons-nous les renseignements personnels ?

Nous pouvons utiliser vos renseignements personnels pour l’une ou l’autre des manières indiquées ci-après, avec votre consentement, pour :

Être en mesure de communiquer avec vous dans le cadre de nos activités régulières ainsi que lors d’activités spéciales ;
Adapter nos services afin qu’ils correspondent mieux à vos besoins ;
Être en mesure de rejoindre une personne en cas de situation d’urgence ;
S’assurer de la pertinence du contenu de notre site Web ;
À des fins de recrutement, pour pouvoir traiter une demande d’emploi ou de bénévolat et évaluer si la personne répond aux exigences du poste pour lequel elle postule ;
Pour des fins de sollicitation, d’émission et de consultation des reçus lorsque vous faites un don à notre organisme.

Avec qui partageons-nous vos renseignements personnels ?

Le GPHM a à cœur la protection de vos renseignements personnels. Par conséquent, les renseignements personnels que nous recueillons ne peuvent être partagés qu’entre les membres du Conseil d’Administration, les animateurs et co-animateurs des groupes de partage ou encore les bénévoles ou les employés/contractants, s’il y a lieu, soit les personnes qui ont réellement besoin de les connaître et ce, pour des fins de prestation de services, de communication ou d’informations (horaires, absences, activités spéciales, etc.).

Lors d’une circonstance exceptionnelle, nous pourrions avoir à communiquer vos renseignements personnels à une tierce personne en raison d’une situation d’urgence mettant en danger votre vie, votre santé ou votre sécurité.

Il se peut que nous soyons dans l’obligation de divulguer des renseignements personnels si nous y sommes tenus en vertu des lois ou si nous croyons de bonne foi que cette divulgation est nécessaire pour respecter les lois applicables, en réponse à une ordonnance d’un tribunal par exemple ou toute autorité gouvernementale ou organisme d’application de la loi, notamment fiscales, chargé de prévenir, détecter ou réprimer les infractions aux lois applicables au Québec.

Lorsque vous visitez notre site Internet ou Facebook, ces tiers peuvent utiliser des témoins pixels invisibles ou autres technologies similaires sur votre disque dur pour collecter ou recevoir des informations à propos de votre navigation sur le site Internet et ailleurs sur Internet. Ces technologies permettent de diffuser des publicités pertinentes et ciblées en fonction de vos centres d’intérêt. Vous pouvez consulter les témoins et les détruire si vous le désirez. Vous en avez donc le plein contrôle. Nous vous conseillons de vous référer aux paramètres de votre navigateur pour effectuer les modifications appropriées.

Pendant combien de temps conserverons-nous les renseignements personnels ?

Nous ne conservons les renseignements personnels que pour la durée nécessaire aux fins prévues dans la présente « Politique de confidentialité ». C’est le Responsable de la protection des renseignements personnels, nommé par le Conseil d’Administration, qui veille à la protection et à la conservation des renseignements personnel qui sont confiés au GPHM. C’est aussi lui qui procèdera à la destruction des renseignements personnels le moment venu et ce, de manière sécuritaire et selon les méthodes reconnues de destruction de documents confidentiels, soit par déchiquetage, incinération ou destruction numérique, afin de limiter le plus possible les risques de fuite de renseignements.

Le Responsable de la protection des renseignements personnels tient un registre identifiant les dossiers fermés ainsi que la date de destruction. Ce registre est conservé dans son bureau, dans une armoire métallique, sous clé.

Tous les formulaires d’adhésion des membres de la saison précédente, qu’ils soient sur papier ou support numérique, seront détruits le 31 octobre de la saison suivante. Par exemple, les formulaires pour la saison 2024–2025 (soit du 1^er septembre 2024 au 31 août 2025) seront détruits au 31 octobre 2025 par le Responsable de la protection des renseignements personnels qui s’assurera de leur destruction de manière sécuritaire (par déchiquetage, incinération ou destruction numérique), afin d’éviter toute fuite de ces informations. Il en va de même pour toutes listes, fiches d’inscription à des activités spéciales ou autres documents, qu’ils soient sur papier ou support numérique et qui pourraient contenir des informations personnelles concernant les membres de la saison précédente.

Les renseignements personnels relatifs à un recrutement pour un poste rémunéré ou pour un poste de bénévole, comme un curriculum vitae par exemple, et pour lequel la personne n’a pas été retenue, seront détruits, de manière sécuritaire, dès que le poste sera comblé.

Les renseignements personnels relatifs à une personne occupant un poste rémunéré (employé/contractant), par exemple un curriculum vitae, un contrat d’embauche, des documents relatifs à la rémunération, etc., seront détruits, toujours de manière sécuritaire, dix (10) ans suivant la fin du lien d’embauche entre la personne occupant un emploi rémunéré et le GPHM et ce, afin de satisfaire aux lois relatives aux gouvernements fédéral et provincial en matière de fiscalité.

Les renseignements personnels concernant un poste occupé par un bénévole seront détruits le 31 octobre de l’année suivant la date de la fin du poste occupé par le bénévole.

Les informations reliées à l’émission de reçus aux fins de l’impôt sur le revenu par des donateurs seront conservées durant une période de dix (10) ans suivant la date du dernier don ou la date du dernier consentement à l’utilisation de leurs renseignements personnels, la date la plus récente ayant préséance, et ce, afin de satisfaire aux lois relatives aux gouvernements fédéral et provincial en matière de fiscalité.

Comment protégeons-nous vos renseignements personnels ?

Afin de prévenir un accès non autorisé, une divulgation ou toute autre forme illégale de traitement des renseignements personnels en notre possession ou encore de les protéger d’une perte ou d’une destruction accidentelle, nous avons pris des mesures de protection physiques, techniques et administratives appropriées. Nous avons pris des mesures pour garantir que seuls les membres du Conseil d’Administration, l’équipe des animateurs, les employés/contractants ou les bénévoles qui ont accès à vos renseignements personnels sont ceux qui ont réellement besoin de les connaître ou dont les fonctions exigent raisonnablement que ces renseignements soient connus.

Vos informations personnelles ne seront jamais déposées sur quelque plateforme numérique que ce soit (ex : Internet, Dropbox, Yapla, etc.).

Celles contenues sur le formulaire d’adhésion (format papier) seront numérisées puis conservées sur une clé USB qui sera déposée dans un coffret de sûreté à la Caisse Desjardins des Patriotes de Boucherville. La copie papier sera conservée dans le bureau du Responsable de la protection des renseignements personnels, dans une armoire métallique, sous clé, pour en assurer la protection et la conservation. L’animateur et, s’il y a lieu, le co-animateur d’un groupe de partage, auront accès uniquement aux informations personnelles des membres de leur groupe et ce, pour des fins de communication ou d’information. Ces derniers sont tenus à être vigilants et ils se sont engagés à respecter les règles de protection et de conservation des renseignements personnels appropriées.

Concernant les informations personnelles contenues sur un curriculum vitae ou tout autre document relatif à une demande d’embauche lors d’un recrutement, que ce soit pour un poste rémunéré ou bénévole, seuls les renseignements personnels nécessaires pour le poste à pourvoir seront collectés. De plus, il n’y aura que les personnes responsables de l’embauche qui auront accès aux informations et ce, dans le respect des règles de confidentialité. Ces informations personnelles seront sous la responsabilité du Responsable de la protection des renseignements personnels qui verra à en assurer la protection et la conservation, selon les mesures appropriées, dans une armoire métallique, sous clé, jusqu’au moment de leur destruction.

Il en va de même pour tout document contenant des renseignements personnels relatifs à une personne occupant un poste rémunéré (employé/contractant) ou un poste de bénévole. Ces documents seront sous la responsabilité du Responsable de la protection des renseignements personnels jusqu’à ce que le moment de leur destruction soit venu.

Finalement, les informations reliées à l’émission de reçus aux fins de l’impôt sur le revenu par des donateurs seront aussi conservées par le Responsable de la protection des renseignements personnels, toujours selon les mesures appropriées, jusqu’au moment venu de leur destruction.

Cependant, aucune mesure de protection physique, aucune méthode de transmission par Internet, ni aucun moyen de stockage électronique ne sont sécuritaires à 100%. Nous ne pouvons donc pas assurer ou garantir la sécurité des renseignements que vous nous transmettez ou nous fournissez et vous le faites à vos propres risques. Nous ne pouvons pas non plus garantir que de tels renseignements ne seront pas consultés, obtenus, divulgués, modifiés ou détruits par suite de la violation de nos mesures de protection physiques, techniques ou administratives. Si vous avez des raisons de croire que vos renseignements personnels ont été compromis, veuillez communiquer avec le Responsable de la protection de renseignements personnels du GPHM. S’il s’avère qu’un incident de confidentialité touchant vos renseignements personnels s’est produit, cet incident sera traité selon notre « Politique de traitement des plaintes » disponible sur le site Internet du GPHM et dont vous pouvez obtenir une copie papier, si vous le désirez, en vous adressant à notre Responsable de la protection des renseignements personnels. Soyez assuré que le Conseil d’Administration du GPHM s’engage à prendre toute mesure raisonnable à sa disposition pour diminuer les risques qu’un préjudice vous soit causé et pour éviter que de nouveaux incidents de même nature ne se produisent.

Quels sont vos droits à l’égard de vos renseignements personnels ?

Conformément aux lois applicables en matière de protection des données personnelle, toute personne qui confie au GPHM des informations personnelles dispose des droits suivants :

Elle doit consentir de manière manifeste, libre et éclairée, lors de la signature du formulaire de consentement émis par le GPHM, que les informations personnelles qu’elle partage avec cet organisme seront utilisées selon les fins qui la concernent (en tant que membre, par exemple) et qui sont détaillées dans le présent document.

Elle peut, en tout temps, retirer son consentement concernant l’utilisation, la conservation et la destruction de ses renseignements personnels, à moins que le GPHM soit tenu de les conserver pour satisfaire aux lois des gouvernements fédéral et provincial en matière de fiscalité.

Elle peut refuser d’accorder au GPHM son consentement quant à l’utilisation, la conservation et la destruction de ses renseignements personnels. Elle conserve, toutefois, le droit de participer aux activités offertes par l’organisme soit aux ateliers d’échanges et de partage offerts par l’organisme ainsi qu’à toute autre activité offerte à ses membres.

Elle doit avoir facilement accès à la Politique de confidentialité ainsi qu’à la Politique de traitement des plaintes qui sont disponibles pour consultation le site Internet du GPHM. Elle peut aussi en obtenir une copie papier en s’adressant au Responsable de la protection des renseignements personnels du GPHM.

Elle peut accéder à ses informations personnelles en tout temps en faisant la demande au Responsable de la protection des renseignements personnels du GPHM.

Elle peut demander en tout temps de faire rectifier tout renseignement personnel incomplet ou inexact détenu par le GPHM en faisant la demande au Responsable de la protection des renseignements personnels du GPHM.

Sauf exception, les renseignements personnels qu’elle confie au GPHM ne pourront être utilisés à une autre fin que celles mentionnées dans sa « Politique de confidentialité », à moins qu’elle y consente. Ce consentement devra alors être obtenu par écrit et donné à des fins spécifiques que pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles le consentement lui a été demandé. Dans ce cas, la durée ne sera pas nécessairement reliée à une période de temps mais pourrait faire référence à un événement déterminé ou une situation précise.

Elle peut porter plainte auprès du Responsable de la protection des renseignements personnels si elle éprouve une insatisfaction concernant le traitement de ses renseignements personnels ou subit un préjudice à la suite d’un événement ou d’une situation à l’égard du traitement de ses informations personnelles par le GPHM.

Comment communiquer avec nous ?

Pour poser des questions, formuler des commentaires ou une plainte à l’égard de la présente « Politique de confidentialité », veuillez communiquer avec notre Responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées suivantes :

Réal Houle, président

Responsable de la protection des renseignements personnels

Groupe de Partage pour Hommes de la Montérégie

(514) 299-3210

groupepartagehommes@gmail.com

Comment mettons-nous à jour la présente politique sur la protection des renseignements personnels ?

Le GPHM peut modifier de temps à autre ses Politiques et pratiques de gouvernance en matière de protection des renseignements personnels car des changements peuvent toujours être apportés à la Loi 25 ou encore être adoptés par le Conseil d’Administration du GPHM, soucieux de mieux s’adapter en matière de protection des renseignements personnels aux différents défis qui se poseront dans les années à venir. Nous vous encourageons donc à examiner régulièrement notre « Politique de confidentialité » lorsque vous visitez notre site Web afin de demeurer informé de la manière dont nous traitons les renseignements personnels.

La présente politique a été mise à jour par le C.A. du Groupe de Partage pour Hommes de la Montérégie pour la dernière fois le : 08 Mars 2025

Réal Houle

Président du GPHM

Groupe de partage pour hommes de la Montérégie

514 299-3210 | www.GPHM.ca | groupepartagehommes@gmail.com